Información sobre el uso del Sistema Interno de Información y los principios esenciales del Procedimiento de Gestión

Bienvenido al Sistema Interno de Información de NOKEN DESIGN.

Este Sistema Interno de Información se habilita en cumplimiento de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (Ley 2/2023). A tal efecto ponemos a disposición del usuario informante un cauce preferente, a través del cual pueda comunicarnos aquellas acciones u omisiones de las que, dentro de un contexto laboral o profesional, en el seno de nuestra entidad o en la actuación de terceros que hayan contratado o contraten con nuestra entidad, hubiera obtenido información y que considere pudieran ser constitutivas de infracciones del Derecho de la Unión Europea (con el ámbito que establece la Ley 2/2023) o de infracción penal o administrativa grave o muy grave del ordenamiento jurídico interno, así como de infracciones del Derecho Laboral en materia de seguridad y salud en el trabajo, sin perjuicio de la protección prevista en su normativa específica.

No se trata por tanto de un Sistema de quejas o sugerencias. Para quejas o sugerencias le rogamos utilice los mecanismos que NOKEN DESIGN tiene establecidos al efecto. Cualesquiera otras comunicaciones, informaciones, quejas o sugerencias fuera del ámbito establecido en párrafo anterior (art. 2 Ley 2/2023) serán desestimadas y tanto las mismas como sus remitentes quedarán fuera del ámbito de protección dispensado por la citada norma.

NOKEN DESIGN ofrece al usuario del Sistema Interno de Información las garantías adecuadas de respeto de la independencia, la imparcialidad, la confidencialidad, la ausencia de conflictos de interés, la protección de datos personales, el respeto de los plazos de tramitación y el secreto de las comunicaciones.

Lo anterior queda reforzado con la posibilidad de presentación y tramitación de comunicaciones anónimas. En cualquier caso, aunque el usuario informante no opte por el anonimato, su identidad será en todo momento reservada, y no se comunicará a las personas a las que se refieran los hechos relatados ni a terceros.

Este Sistema Interno de Información garantiza en todo momento la confidencialidad de las comunicaciones y la identidad del informante. Las personas que lo utilizan pueden facilitar sus datos identificativos y de contacto, o, si lo prefieren, también pueden hacer la comunicación de manera anónima.

Hay dos opciones para realizar la comunicación de manera anónima:

1. Utilizando su navegador pero sin facilitar los datos identificativos y de contacto. En este caso, queda rastro de la dirección IP desde la que se realiza la comunicación, la cual puede ser requerida a nuestra empresa por parte de las Autoridades competentes.
2. Garantizando plenamente el anonimato de la comunicación en el entorno digital (también de la dirección IP, que puede identificar a la persona que navega por Internet), utilizando una red de anonimización. La herramienta más utilizada es la red TOR. La forma más sencilla de utilizar esta red es descargar e instalar el navegador Tor Browser, que se puede obtener desde la página web https://www.torproject.org/download/download-easy.html.es.

La red TOR es básicamente un software gratuito y de código abierto que permite mejorar la privacidad y seguridad en Internet. Al conectarse a Internet con TOR, la conexión pasa a través de una serie de túneles cifrados antes de ser encaminada hasta su destino lo que dificulta rastrear la fuente de la información. Así, la identidad de la persona que se conecta al Sistema Interno de Información está protegida.

El uso de la red TOR para acceder al Sistema Interno de Información es aconsejable o indispensable cuando se tiene el convencimiento o la certeza del riesgo, porque garantiza el anonimato de la persona en el momento de la recepción de la comunicación. No obstante, hay que recordar que quien informa debe preservar, también, el anonimato en el momento de la emisión.

El Sistema Interno de Información de NOKEN DESIGN cuenta con las medidas técnicas y organizativas adecuadas para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada, especialmente la identidad del usuario informante en caso de que se hubiera identificado.

El Sistema permite realizar comunicaciones por escrito, a través de un formulario on-line que encontrará más adelante. Dicho formulario incorpora un buzón a fin de que el usuario pueda adjuntar cuanta documentación estime relevante y acreditativa de las acciones u omisiones de las que tenga conocimiento y quiera informar. El formulario está configurado para que la cuenta de correo receptora sea la del responsable del Sistema Interno de Información, de manera que cuando el usuario haga click en el botón de “Enviar”, toda la información sea remitida directamente por el referido sistema a dicha cuenta de correo.

No obstante, si el usuario lo solicita, también podrá presentar la información mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete (7) días desde la recepción de la solicitud. Para ello habrá de indicar en el apartado “Comentario” la frase “Solicito reunión presencial”.

En caso de reunión presencial se advierte al informante de que la comunicación será documentada mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, informándole en todo momento del tratamiento de sus datos personales de acuerdo a lo que establece el RGPD.

Recibida la información:

1. Se procederá a su registro en el Libro-Registro de informaciones recibidas, siéndole asignado un código de identificación. Dicho registro está contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al personal convenientemente autorizado.
2. En el plazo máximo de siete (7) días naturales siguientes, el usuario informante recibirá acuse de recibo de la misma, siempre que hubiera indicado un domicilio, correo electrónico o lugar seguro en el que recibir las notificaciones, salvo que ello pudiera poner en peligro la confidencialidad de la comunicación, o comprometiera la protección de la identidad del usuario informante.
3. Se abrirá un proceso de investigación por parte del Responsable del Sistema, quien desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de NOKEN DESIGN y que no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio.
4. El Responsable del Sistema, después de un análisis preliminar, decidirá, en un plazo no superior a treinta (30) días naturales desde la fecha de entrada en el registro de la información, entre:
1. Su inadmisión motivada por (i) falta de verosimilitud de los hechos relatados; (ii) los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación de la Ley 2/2023; (iii) la comunicación carezca manifiestamente de fundamento; y (iv) la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual hayan concluido los correspondientes procedimientos;
2. Su admisión a trámite;
3. Su remisión inmediata de la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.
5. Tanto en caso de admisión como de inadmisión, éstas se comunicarán al informante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, salvo que la comunicación fuera anónima o no hubiera indicado un domicilio, correo electrónico o lugar seguro en el que recibir las notificaciones.
6. Admitida a trámite la comunicación, comenzará la fase de instrucción por parte del Responsable del Sistema o la persona, órgano colegiado o entidad que éste designe. La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.
7. Concluida la fase de instrucción, el Responsable del Sistema o la persona, órgano colegiado o entidad que éste designe emitirá un informe que contendrá al menos:
1. Una exposición de los hechos relatados junto con el código de identificación de la comunicación y la fecha de registro.
2. Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
3. Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y la valoración de las diligencias y de los indicios que las sustentan.
8. Emitido dicho informe, el Responsable del Sistema adoptará alguna de las siguientes decisiones:
1. Archivo del expediente, que será notificado al informante y, en su caso, a la persona afectada.
2. Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
3. Su traslado al responsable de Recursos Humanos o el órgano competente debidamente designado, solo cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un trabajador.
4. Su traslado al responsable de los Servicios Jurídicos, si procediera la adopción de medidas legales en relación con los hechos relatados en la comunicación.
5. Su traslado al Delegado de Protección de Datos.

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no será superior a tres (3) meses a contar desde la fecha de recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres (3) meses a partir del vencimiento del plazo de siete (7) días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, en cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.

Se pone en conocimiento del informante la posibilidad de acudir al Sistema externo de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) así como a los de otros organismos reguladores del Estado como pueden ser el SEPBLAC, el Banco de España,Hacienda, Inspección de Trabajo y Seguridad Social o de la Unión Europea como la Oficina Europea de Lucha contra el Fraude (OLAF).

Si ha detectado alguna actuación irregular en el ámbito de la organización, desde aquí, lo puede comunicar de forma confidencial y segura.

Tipificación denuncia

Los campos marcados con asterisco son obligatorios.

De conformidad con lo establecido en la normativa vigente en Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos que los datos de carácter personal que nos ha proporcionado serán incorporados a un fichero cuyo responsable es NOKEN DESIGN S.A.U. (C.I.F. A-12556148 y domicilio social en Carretera Vila-real - Puebla de Arenoso (CV-20), Km 2 de 12540 Vila-real (Castellón, España) con la finalidad de tramitar su comunicación.

La legitimación se deriva de una obligación legal. De acuerdo con los derechos que le confiere la normativa vigente en protección de datos podrá ejercer los derechos de Acceso, Rectificación, Portabilidad, Limitación de tratamiento, Supresión o, en su caso, Oposición conforme se explica en la información adicional. Información adicional: puede consultar la información adicional y detallada sobre Protección de Datos en nuestra página web https=>//www.noken.com/es/politica-de-privacidad

Ya ha introducido toda la información necesaria para iniciar el proceso de gestión de denuncias. La información está lista para iniciar el proceso. Las personas o hechos denunciados serán investigados siempre y cuando cumplan con los requisitos apuntados anteriormente. Con la finalidad de evitar que se haga un mal uso del Sistema Interno de Información, el informante asegura que tiene motivos razonables para creer, a la luz de las circunstancias y de la información de que disponga en el momento de la comunicación, que los hechos que traslada son ciertos. En caso contrario, la empresa se reserva el derecho de poder iniciar acciones legales en su contra.

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